BOTKYRKA KOMMUN

Smidigare skolarbete med gemensam lärportal

B3 Sentensia ledde Botkyrka kommun genom effektiv upphandling

Under 2014 fick Botkyrka kommun möjlighet att ta tag i sin önskan om att alla skolor skulle få en och samma lärportal, där kommunikationen mellan lärare och elever skulle underlättas och bli smidig. Det nya lärsystemet skulle finnas i alla skolans nivåer – från förskolorna upp till gymnasiet.

Botkyrka kommun tog hjälp av B3 Sentensia för att guida dem genom en effektiv upphandling mellan oktober 2014 och maj 2015.
Botkyrka kommun var mycket angelägna om att nå sin vision om att undervisningen i förskolor och skolor ska utvecklas för att ge alla elever, oavsett kön, goda förutsättningar för lärande, samt för att ge alla skolelever möjlighet att förbättra sina kunskapsresultat. Av den anledningen fick B3 Sentensia uppdraget att agera strategiskt bollplank och driva upphandlingsprocessen.

Rätt kravspecifikation är avgörande
En viktig aspekt av varje upphandling är att kravspecifikationen ska bli rätt utformad, så att inga tveksamheter råder hos någon av aktörerna. För att komma fram till rätt typ av kravspecifikation krävs ett omfattande arbete med behovs- och marknadsanalyser. Ett arbete som i det här fallet utfördes av B3 Sentensia med utgångspunkt i ett bra förarbete av Botkyrka kommun, där ett tydligt visionsarbete gjorde jobbet med kravspecifikationen lättare.

– Det var riktigt kul att arbeta med en så bra beställare. Att visionen var tydlig innan jag kom in som konsult i upphandlingen av lärportalen gjorde det lättarbetat och smidigt. Botkyrka kommun visste vad de ville uppnå. Upphandlingen var komplex, men det grundliga förarbetet av beställaren gjorde att vi kunde arbeta med vind i ryggen, säger Henrik Casselbrant, B3 Sentensias konsult på uppdraget.

Enklare kommunikation
Med en ny, gemensam och enhetlig lärportal hoppas Botkyrka kommun på att kommunikationen mellan skolor, lärare, elever och vårdnadshavare ska underlättas. Deras arbete ska göras lättare då lärarna kan dela dokument, samverka och genomföra webbaserade utbildningar med sina elever – som i sin tur kommer att ha med sig samma system när de avancerar genom skolsystemet.

Ett bekant arbetssätt för både lärare och elever skapar trygghet och förutsägbarhet i en skolvärld med behov av struktur. Lärportalen ska också göra det lätt för elevers vårdnadshavare att ha bra och kvalitativ kontakt med skolan, där de bland annat ska kunna följa elevens utveckling.

– När man arbetar med en upphandling och kommer från utbildningssektorn så är det ett ovant område att arbeta i. Då är det viktigt att det finns tydliga uppdrag för att skapa en röd tråd genom processen.
- Henrik från B3 Sentensia var ett enormt stöd i den här processen, där tidsramen var kort och kraven högt ställda.
- Det kändes bra att ha med honom som ett stöd man kunde lita på, som också resulterade i en högkvalitativ lärportal som vi kan skörda frukten av idag,

Anthony McCarrick

IT-strateg på Utbildningsförvaltningen i Botkyrka

Ett grundligt förarbete
Under arbetet med att ta fram kravspecifikationen genomfördes en behovsanalys och en marknadsanalys parallellt. Behovsanalysen gjordes med hjälp av en referensgrupp med deltagare från Botkyrkas skolor som dels fick redogöra för behoven som fanns på skolorna och dels fick hjälpa till att testa de olika alternativen, senare i processen.

I marknadsanalysen genomfördes intervjuer och tester av potentiella leverantörer och deras system. Analyserna sammanfattades i en rapport som referensgruppen och projektets styrgrupp fick godkänna. En bra beställare – ett effektivt genomförande Det inledande analysarbetet genomfördes effektivt, vilket resulterade i att kravspecifikationen blev klar tidigare än väntat. Det resulterade i sin tur att anbudet kunde utannonseras en vecka tidigare än beräknat.

Under anbudstiden hanterade B3 Sentensias konsult de frågor som ställdes av intresserade anbudsgivare, något som kräver förståelse för upphandling enligt LOU. Fyra olika anbudsgivare kom in med anbud. Av dem kvalificerade sig tre. Dessa bjöds in för att presentera sin lösning. Dessutom drev B3 Sentensias konsult arbetet med att utvärdera användarvänligheten för Botkyrka kommun i de tre olika lösningarna. Detta gjordes av den referensgrupp som varit med från början i arbetet.