SVERIGES RADIO

Innovationsupphandling vid Sveriges Radio

Sveriges Radio har genomfört en innovationsupphandling av vad som väntas bli nästa generations utsändningssystem för lokalradion. Enkelt uttryckt handlar det om att ersätta dedikerade mixrar och kommunikationsnät med vanliga datorer och kommunikation över ip-nät. B3 Sentensia har haft rollen som upphandlingsledare, och drivit genomförandet av upphandlingen.

Ny produktionsteknik för radio
I modern radioproduktion på mindre stationer, till exempel lokalradio är programpresentatören ofta ensam ansvarig för sändningen. Hen ska själv hålla reda på allt i programmet, ta emot gäster, ringa upp personer för telefoninslag och se till att rätt intervju, musik eller eget tal kommer i sändning vid rätt tidpunkt. Detta arbetssätt ställer höga krav på utrustningen.

En standard för ljudöverföring över IP har nyligen fastställts vilket på sikt ger radioföretagen möjlighet att enkelt kombinera utrustning av olika fabrikat. Sveriges Radio beslutade inför utbyte av utrustning på lokalradiostationen i Uddevalla att främja denna utveckling av ny standardiserad teknik för överföring av data för radiosändning. Det handlar om det ljud som ska transporteras från mikrofon eller musikspelare till mixer och vidare till sändande radioutrustning – ibland över stora avstånd. Utrustningen får gärna finnas även i mobil version – Sveriges Radio vill gärna vara på plats och sända i samhället. För att på bästa sätt ta vara på vad marknaden för närvarande kan erbjuda beslutade Sveriges Radio att genomföra en innovationsupphandling.

Innovationsvänlig upphandling
Det finns ingen specifik upphandlingsform för att upphandla något som syftar till innovation. Utredningar och upphandlingsstödet har etablerat begreppet innovationsvänlig upphandling för upphandlingar som medger en process som syftar till att göra det möjligt att utveckla nya lösningar. Innovationsvänlig upphandling ska gå till så att den inte utesluter nya lösningar. När upphandlingen syftar till att ta fram helt ny lösning kallas det upphandling av innovation.
För Sveriges Radios planer att undersöka vad marknaden kan åstadkomma handlar det således om innovationsvänlig upphandling.

Behov i flera dimensioner
För att få en bild av vad marknaden är mogen att erbjuda genomförde Sveriges Radio en marknadsundersökning där de ledande företagen i branschen radioljudutrustning besöktes. Studien visade att marknaden var tillräckligt mogen för att det skulle vara lämpligt att göra en upphandling. De krav som skulle balanseras var önskemålen om ny teknik som bygger på nya tekniska standarder, samtidigt som verksamheten skulle uppfatta att den nya utrustningen inte skulle försämra arbetsvillkoren för journalister och tekniker. 

– Jag hade både stor glädje och nytta av B3 Sentensia i upphandlingen. Framför allt så uppskattade jag den ”öppenhet” för nya idéer inom området upphandling som man visade samt den positiva inställning som B3 Sentensias konsult hade med sig in i arbetet.

Lars Hedh

Ansvarig för projektet och chef för metod och teknikutveckling vid Sveriges Radio

Nya produkter
Verksamheten var angelägen om att de funktioner som utvecklats under många år med samma leverantör av ljudutrustning skulle finnas i någon form. Samtidigt var det upphandlingsprojektets mål att ställa krav på ett sätt så att anbudsgivarna skulle få utrymme att erbjuda nya produkter utan att vara tvungna att leva upp till alltför många mycket detaljerade krav. Lösningen blev en förhandlad upphandling, eftersom tekniken delvis är okänd och oprövad. Sveriges Radio genomförde upphandlingen tillsammans med upphandlingsledare från B3 Sentensia.

I projektgruppen för upphandling diskuterades hur upphandlingen skulle utformas för att främja innovationen och därmed lämna frihet till anbudsgivarna att komma med förslag, samtidigt som användarnas behov av kända funktioner och specifika önskemål skulle tillgodoses.

Förfrågningsunderlaget innehöll en beskrivning av de funktioner som används i det befintliga systemet. I ett första skede av upphandlingen ställdes ett begränsat antal ska-krav, bland annat på att produkterna skulle uppfylla den nya standarden för kommunikation över IP, vilka tillsammans med krav på leverantören användes för kvalificering av tre leverantörer som valdes ut för fortsatt förhandling. Dessa fick i sina anbud beskriva hur deras produktutbud kunde tillfredsställa behoven i fyra olika arbetssituationer, fyra scenarier. Anbudsgivarna skulle också visa vilja och möjlighet att vidareutveckla produkter i samarbete med Sveriges Radio.

Fyra scenarier – hur uppfyller anbudsgivaren önskemålen
Scenarierna var programpresentatören i studio, programpresentatören på uppdrag ute i stan, programpresentatören på ett kontor med en ”vanlig” PC som verktyg och ett akutscenario där en ensam programpresentatör tar över sändningen från sin mobiltelefon. Anbudsgivarna skulle ta hänsyn till de funktioner som används i det befintliga systemet idag och på bästa sätt beskriva hur deras produkter kunde användas enligt önskemålen i de beskrivna scenarierna. Prisuppgifter skulle lämnas för såväl produkter som eventuellt utvecklingsarbete som krävs för att uppfylla kraven. Tre anbudsgivare bjöds in till möten för att demonstrera sina lösningar och till förhandling.

Bra anbud och lyckat resultat
Upplägget föll väl ut och det kom in relevanta och bra anbud. De tre som valdes ut hade olika styrkor och olika tekniska lösningar vilka alla var bra. Sveriges Radio valde att teckna avtal med den anbudsgivare som hade kommit längst i sin produktutveckling och som också erbjöd det lägsta priset. Sammanfattningsvis fungerade metoden utmärkt.