MENY

Engagemang och delaktighet lade grunden för nytt journalsystem

B3IT har haft i uppdrag att som projektledare ansvara för införandet av ett nytt gemensamt journalsystem i Landstinget Dalarna. Den stora utmaningen var att skapa engagemang och delaktighet hos 7 000 användare fördelade på två akutsjukus, två närsjukhus och 24 vårdcentraler. Samtidigt ville man ha en offensiv tidsplan.

Falu lasarett B3IT

Att införa ett nytt IT-stöd inom vården handlar idag mindre om själva systemet än om att verkligen få användarna med sig och att få det nya systemet att fungera i den dagliga verksamheten.

Med den utgångspunkten fick B3IT Healthcare i uppdrag att ansvara för hela projektet som omfattade bland annat införandet av Nationellt fackspråk med delvis nya termer och begrepp, inloggning med E-tjänstekort för alla användare samt nya landstingsgemensamma rutiner för både primärvård och specialistvård.

Sammantaget var det ett verksamhetsutvecklingsprojekt som krävde ett omfattande förändringsarbete. Och en nyckelfaktor var naturligtvis att konsulterna från B3IT själva har en gedigen erfarenhet från vårdsektorn.

Ett gemensamt journalsystem

Utgångsläget var att Landstinget Dalarna från början hade tre olika journalsystem som man ville samla i ett nytt gemensamt vårdinformationssystem, VIS, för både primärvård och specialiserad vård. Projektet kom till som ett resultat av en ny IS-strategi som lades fast 2009 vilken ledde fram till upphandlingen av VIS 2010.

Effektmålen för det nya systemet var att öka säkerhet, service och tillgänglighet för patienterna samt att minska den vårdadministrativa tiden och istället öka tiden för direkt patientvård. Ytterligare mål var att skapa bättre förutsättningar för att följa upp och kvalitetssäkra både vård och ekonomi.

Från pilot till drift på 14 månader

Hela genomförandet, från start av den första pilotinstallationen till att samtliga 7000 användare kommit igång med det nya systemet, gjordes på bara 14 månader, vilket var helt enligt den ursprungliga tidsplanen.

För att lyckas med detta gjordes en mycket omfattande satsning på information och utbildning. Ett stort antal personer, varav många chefer på olika nivåer, var delaktiga i olika arbetsgrupper och referensgrupper, bland annat för att anpassa systemet till verksamhetens krav och få en bred förankring av nya rutiner och arbetssätt.

- Att byta själva journalsystemet är den enklaste delen, säger Marie Häggström på B3IT Healthcare som var huvudprojektledare. Den stora utmaningen ligger i att få med sig hela organisationen och att få en stark delaktighet i förändringsarbetet från samtliga personalgrupper.

Bred projektorganisation

Det centrala projektet drevs av en grupp på 15 personer och sedan hanterades det praktiska genomförandet i 20 parallella delprojekt, ett för varje klinik eller vårdcentral.

Utrullningen skedde i tre faser, där varje lokalt införandeprojekt hade en fast tidsram på cirka 12 veckor. En viktig framgångsfaktor var även att man hade en mycket kompetent och beslutsmässig styrgrupp som hade en klar gemensam målbild - med god förankring hos landstingsledningen.

Dessutom var man tidigt på det klara med att man måste tydliggöra vinsterna för samtliga inblandade. För att dra full nytta av ett landstingsgemensamt journalsystem måste man även enas om en gemensam uppsättning av verktyg, mallar och rutiner, det vill säga att ”alla gör lika”.

Ryck bort plåstret fort!

- Det finns många vinster med en offensiv tidsplan, men alla har förstås inte ”gjort vågen” av glädje. Det har varit jobbigt för många, framförallt för dem som arbetar i den kliniska verksamheten. Men det finns också flera fördelar med att rycka bort plåstret fort, konstaterar Marie Häggström.

Projektet avslutades i juni 2013 men för att hämta hem nyttan fortsätter nu arbetet med att bland annat förbättra och anpassa systemet så att det blir mer användarvänligt.

Kommentarer från nyckelpersoner i projektet

Jens Berqvist, IT-direktör och styrgruppens ordförande:

”Att få all vård inom ett helt landsting att sikta mot gemensamma rutiner och en gemensam terminologi är en stor utmaning. Samtidigt har vi bevisat att en snäv och optimistisk tidsplan kan hållas och vara en styrform i sig.

Viktiga anledningar till att vi har lyckats är att vårdverksamheten har gett oss sitt stöd och hjälpt till i projektet i mycket hög grad. Utöver det vill jag peka på helt otroliga projektledare och inte minst en stark beslutsför styrgrupp samt en landstingsledning som vågat prioritera och stödja projektet.”

Åsa Koivisto, delprojektledare för pilot-införande och samordnad vårdplanering:

”Det har varit otroligt spännande och givande att delta i detta gigantiska projekt. Det är svårt att förstå hur många aktiviteter som har pågått under den här tiden och även om det finns frågor som kvarstår är jag djupt imponerad av hur mycket som faktiskt fallit på plats och fungerar.”

Lis Linnberg, delprojektledare för utdata och kvalitetsregister:

”Precis som en lång fjällvandring. Långa uppförsbackar med tung packning som ger blodsmak i munnen, även lika många goda nerförsbackar som ger kraft och energi, några irriterande flugor som man retar sig på, ett och annat skavsår, upptrampade stigar, ny vänskap och något jag kommer att minnas hela livet.”

Landstinget Dalarna ansvarar för sjukvården för 275 000 personer. Verksamheten bedrivs i två akutsjukhus, två närsjukhus och 24 vårdcentraler med totalt 8500 anställda.